Politica de confidențialitate – DentaCloud

Ultima actualizare: 12 octombrie 2026

1. Despre această politică

Prezenta politică explică modul în care VICTORIA DENTAL OFFICES SRL prelucrează datele cu caracter personal prin platforma DentaCloud, disponibilă la dentacloud.ro, în cadrul activității Clinicii Dentare Victoria.

DentaCloud este utilizată pentru administrarea programărilor, a evidențelor medicale și a comunicării cu pacienții. Pacienții pot accesa un portal propriu, prin intermediul conturilor create de personalul clinicii.

2. Identitatea și datele de contact ale operatorului

Operator de date: VICTORIA DENTAL OFFICES SRL
CUI: 32269563
Nr. Registrul Comerțului: J2013001263035
EUID: ROONRC.J2013001263035
Adresă: Str. Negru Vodă, nr. 4, Pitești, județul Argeș, România
E-mail: pitesti@clinicavictoria.ro
Telefon: 0348434436

3. Categoriile de date prelucrate

În funcție de serviciile medicale furnizate și de utilizarea portalului, pot fi prelucrate:

  • date de identificare și de contact ale pacienților;
  • informații privind programările și relația cu clinica;
  • fișe medicale, antecedente, diagnostice, planuri de tratament și istoricul tratamentelor;
  • investigații imagistice, inclusiv radiografii și examinări CT;
  • date necesare administrării contului pacientului și securității accesului la platformă;
  • informații privind preferințele de comunicare și acordurile exprimate pentru notificări, acolo unde acestea sunt colectate.

Datele privind sănătatea sunt categorii speciale de date cu caracter personal, supuse unor condiții suplimentare de protecție conform GDPR.

4. Scopurile și temeiurile prelucrării

Datele sunt prelucrate pentru programarea și furnizarea serviciilor medicale, completarea și administrarea documentației medicale, îndeplinirea obligațiilor legale, gestionarea accesului la DentaCloud și comunicările administrative cu pacienții.

În funcție de scop și de natura datelor, prelucrarea se poate întemeia pe executarea serviciilor solicitate, îndeplinirea unei obligații legale sau pe un interes legitim justificat, în condițiile art. 6 GDPR. Pentru datele privind sănătatea se aplică, după caz, condițiile prevăzute de art. 9 GDPR, inclusiv prelucrarea necesară furnizării asistenței medicale, în condițiile legii.

Atunci când o anumită prelucrare se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras, fără a afecta legalitatea prelucrărilor efectuate anterior retragerii. Refuzul sau retragerea unui acord pentru notificări opționale nu echivalează cu ștergerea documentației medicale pe care clinica trebuie să o păstreze potrivit legii.

5. Portalul pacientului

Conturile de pacient sunt create de personalul clinicii. Prin portal, pacienții pot consulta informații despre programări și pot vizualiza documente medicale, inclusiv radiografii și examinări CT. Platforma nu oferă pacienților o funcție dedicată pentru descărcarea acestor documente.

Accesul la datele din portal este destinat persoanelor autorizate. Utilizatorii trebuie să își păstreze confidențiale datele de autentificare.

6. Comunicări prin SMS și WhatsApp

Clinica folosește SMS-uri pentru comunicări administrative, inclusiv notificări privind programările, prin serviciul 4Pay.ro. Este avută în vedere și transmiterea notificărilor de programare prin WhatsApp, prin serviciile Meta, după activarea acestei integrări.

Comunicările prin aceste canale sunt destinate informațiilor administrative. Clinica urmărește să evite includerea în mesaje a diagnosticelor, tratamentelor, rezultatelor investigațiilor sau altor detalii medicale sensibile.

Acordurile pentru comunicări sunt gestionate prin formularul pus la dispoziție pacienților de clinică. Alegerea și retragerea unui acord pentru un canal de notificare pot fi comunicate clinicii folosind datele de contact din secțiunea 2.

7. Destinatarii datelor și furnizorii de servicii

Datele pot fi accesate, în limitele atribuțiilor și ale necesității, de personalul autorizat al clinicii și de profesioniștii sau colaboratorii implicați în furnizarea serviciilor medicale. Datele pot fi comunicate și autorităților ori altor destinatari atunci când legea impune sau permite acest lucru.

Pentru funcționarea platformei și transmiterea notificărilor, clinica utilizează următoarele servicii:

  • Web365 – găzduirea platformei DentaCloud pe un server VPS situat în România;
  • 4Pay.ro – transmiterea notificărilor SMS;
  • Meta / WhatsApp – furnizarea serviciului de mesagerie WhatsApp, dacă integrarea pentru notificări este activată.

Fiecărui destinatar i se comunică numai datele necesare scopului respectiv, în condițiile legii și ale relațiilor contractuale aplicabile.

8. Păstrarea datelor

Datele sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate și, după caz, pe durata impusă de normele legale aplicabile documentelor medicale și evidențelor clinicii.

Solicitarea de încetare a utilizării serviciilor clinicii sau de ștergere a datelor este analizată potrivit GDPR și obligațiilor legale de păstrare. Unele date, în special documentele medicale, nu pot fi șterse imediat la cererea pacientului dacă există o obligație legală de conservare.

9. Cookie-uri și date tehnice

DentaCloud utilizează cookie-uri funcționale observate în platformă:

  • PHPSESSID – asociat sesiunii utilizatorului;
  • device_type – asociat identificării tipului de dispozitiv;
  • touch_enabled – asociat identificării suportului pentru interacțiuni tactile.

Aceste cookie-uri sprijină funcționarea și adaptarea interfeței platformei. Utilizatorii pot gestiona cookie-urile din setările browserului, însă blocarea unor cookie-uri funcționale poate afecta utilizarea portalului.

10. Securitatea datelor

Clinica are obligația de a aplica măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor asociate prelucrării datelor, în special în cazul informațiilor medicale. Accesul la informațiile pacienților trebuie limitat la persoanele autorizate și la scopurile profesionale justificate.

11. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, persoanele vizate pot solicita:

  • accesul la datele personale;
  • rectificarea datelor inexacte;
  • ștergerea datelor, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
  • restricționarea prelucrării;
  • opoziția față de anumite prelucrări;
  • portabilitatea datelor, în cazurile aplicabile;
  • retragerea consimțământului, pentru prelucrările bazate pe acesta.

Pentru exercitarea acestor drepturi, persoanele interesate pot scrie la pitesti@clinicavictoria.ro. Drepturile nu sunt absolute: solicitările sunt soluționate în raport cu temeiul prelucrării și obligațiile legale aplicabile.

Persoanele vizate au și dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

12. Actualizarea politicii

Clinica poate actualiza această politică pentru a reflecta modificări ale platformei, ale serviciilor utilizate sau ale obligațiilor legale. Versiunea actualizată va fi publicată pe DentaCloud, împreună cu data ultimei actualizări.